Harmoniekapel Werkmans Wilskracht

PRIVACY protocol van de Harmoniekapel Werkmans Wilskracht

Versie 24-02-2022

Artikel 1: Doel van het protocol
Onderhavig protocol beschrijft de manier waarop Harmoniekapel Werkmans Wilskracht(WW), hierna te noemen de Vereniging, de persoonsgegevens van haar leden en de bij haar
betrokken partners beschermt, met als doel de privacy van eenieder te waarborgen.
De vereniging houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor de doelen waarvoor zij zijn verstrekt.
De doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in het onderhavige protocol.
Indien nodig wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan een persoon om zijn/haar
persoonlijke gegevens te verwerken.

Artikel 2: Het verkrijgen van de persoonsgegevens van de leden van Harmoniekapel
Werkmans Wilskracht (WW)
Een nieuw lid verstrekt de persoonsgegevens door het invullen van een door het bestuur
van de Vereniging opgesteld en vastgesteld formulier (aanmeldformulier). Dit lid geeft
desgewenst toestemming aan de Vereniging deze gegevens te verwerken.
Alle bestaande leden hebben het onderhavige Privacy Protocol ontvangen. Ieder lid is in de
gelegenheid (geweest) zijn wensen ten aanzien van het verwerken van haar/zijn
persoonsgegevens kenbaar te maken.
De vereniging vraagt op het aanmeldformulier naar de volgende gegevens:
1. Naam: voornaam, evt. tussenvoegsel en achternaam.
2. Geboortedatum
3. Adres, postcode en woonplaats.
4. Vast en/of mobiel telefoonnummer.
5. E-mailadres.
6 Begindatum lidmaatschap.

7. Welk instrument bespeeld wordt en of dit instrument geleend wordt van de
vereniging.
Voor minderjarigen zullen naast bovenstaande gegevens ook de hiernavolgende gegevens
van de ouder(s), verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) worden vastgelegd:
1. Naam: voornaam, evt. tussenvoegsel en achternaam.
2. Geboortedatum.
3. Adres, postcode en woonplaats.
4. Vast en/of mobiel telefoonnummer.
5 emailadres.

Artikel 3: Doel van de verwerking van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de leden van WW worden door de Vereniging gevraagd en
verwerkt voor administratieve doeleinden en informatie en communicatie naar de leden.

Artikel 4: Bewaar termijn
De Vereniging bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel
waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent dat de
persoonsgegevens door de Vereniging worden opgeslagen voor de tijdsspanne van het
lidmaatschap.
Na beëindiging van het lidmaatschap van WW mag de Vereniging de gegevens alleen
opslaan indien de verstrekker expliciet toestemming daarvoor heeft gegeven. De
persoonsgegevens worden verwijderd indien de verstrekker dit aangeeft dan wel indien de
verstrekker na 3 maanden geen reactie heeft gegeven op de vraag of zijn/haar gegevens
bewaard mogen blijven.

Artikel 5: Gebruik gegevens binnen de vereniging
De gegeven kunnen door de Vereniging gebruikt worden voor diverse doeleinden zoals
gerichte e-mails, nieuwsbrieven en andere elektronische communicatiekanalen (bv
facebook, instagram of whatsapp groepen)

Indien de verstrekker geen deel wenst uit te maken van een van deze kanalen, dan moet de
verstrekker dit schriftelijk dan wel per email kenbaar maken aan het bestuur van de
Vereniging (secretariaat). Deze melding wordt in het administratiesysteem vastgelegd en de
betreffende gegevens worden verwijderd.

Artikel 6: Verstrekken van gegevens aan derden
Na instemming van de Algemeen Ledenvergadering kan aan de leden een ledenlijst worden
verstrekt ter bevordering van onderling contact en om felicitaties te kunnen sturen bij
verjaardagen of andere gebeurtenissen. De lijst bevat naam adres, telefoonnummer, datum
verjaardag en emailadres. Wanneer een lid het bestuur verzoekt een, meerdere of alle op
hem of haar betrekking hebbende gegevens van deze lijst te verwijderen, zal daaraan gevolg
worden gegeven.
De vereniging is terughoudend in het verstrekken van gegevens aan derden. Wel kunnen
aan specifieke organisaties (zoals KNMO, gemeente) geaggregeerde lidmaatschapsgegevens
worden verstrekt (aantallen leden, verhouding jeugdleden en gewone leden etc).

Artikel 7: De website van WW
Op de website van WW staan geen persoonsgegevens vermeld, behalve de namen en
contactgegevens van de bestuursleden (voornaam, tussenvoegsel, achternaam, en het
verenigings-emailadres.)
Indien een betreffend lid geen bezwaar heeft, kunnen ook foto’s van hem of haar op de
website geplaatst worden.
Bij minderjarigen is schriftelijke toestemming vereist van diens ouder(s), verzorger(s) of
wettelijke vertegenwoordiger(s) om gegevens en foto’s van hen op de website te
vermelden.

Artikel 8: Verkrijgen van de persoonsgegevens van oud- leden van de harmoniekapel
Werkmans Wilskracht (WW) en anderen

De vereniging kan gegevens opslaan van oud-leden, invallers, donateurs, leveranciers en
andere geïnteresseerden ten behoeve van informatieverstrekking in de vorm van gerichte
contacten en/of opdrachtverlening voor dienstverlening.
Grondslag hiertoe is schriftelijke of mondelinge toestemming, e-mail of afgifte van een
visitekaartje.
De vereniging kan van deze personen de volgende gegevens vragen:
1. Naam: voornaam, evt. tussenvoegsel en achternaam.
2. Geboortedatum
3. Adres, postcode en woonplaats.
4. Vast en/of mobiel telefoonnummer.
5. E-mailadres.
De vereniging zal deze gegevens opslaan gedurende de tijdsspanne dat er een relatie
bestaat. Na beëindiging van de relatie worden de betreffende gegevens verwijderd.

Artikel 9: Rechten omtrent de verstrekte gegevens
Ieder lid van de Vereniging of andere betrokkene heeft recht op inzage, rectificatie of
verwijdering van de persoonsgegeven die de Vereniging ontvangen en vastgelegd heeft.
Men kan bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (of een deel
hiervan). Op ieder moment kan zonder vermelding van reden de toestemming voor de
verwerking van persoonsgegevens door de verstrekker worden ingetrokken.

Artikel 10: Beveiliging en geheimhouding
Een ieder, kennis hebbende van de persoonsgegevens, is gehouden aan geheimhouding
buiten de vereniging.
De vereniging neemt passende technische en organisatorische maatregelen teneinde de
beveiliging van gegevens te waarborgen door onder andere gebruik te maken van
gebruikersnamen en wachtwoorden op alle opslagsystemen.
Er wordt ook geregeld een back-up gemaakt.
Met enige regelmaat worden de maatregelen en afspraken met betrekking tot de veiligheid
van de opslag van de gegevens geëvalueerd.
De vereniging zorgt dat zij op de hoogte is van de rechten en plichten omtrent verstrekte
persoonsgegevens en zal deze respecteren.

Artikel 11: klachten
Bij klachten dient de betrokkene eerst contact op te nemen met het bestuur. Is de
betrokkene hierna niet tevreden kan deze de klacht in de algemene ledenvergadering naar
voren brengen. Bij het ontevreden blijven van de betrokkene kan deze een klacht indienen
bij de Autoriteit Persoonsgegevens de toezichthouder op gebied van privacy bescherming.